У певних ситуаціях час лікує, в інших – калічить. Наприклад, негативні наслідки настають тоді, коли порушується дедлайн. Що це таке та як його застосовувати правильно, розповість ця стаття.
Що це таке?
Термін «дедлайн» прийшов до нас із Америки. Його походження здається досить похмурим. Дослівно це означає “мертва лінія”. І поняття спочатку позначало саме це буквально.
У в'язницях дедлайном іменувалася намальована на підлозі лінія, перейшовши яку ув'язнений підписував собі смертний вирок, оскільки це розцінювалося як спроба непослуху або втечі.
Dead – мертвий, line – лінія чи кордон. Зайшов за дедлайн – будеш розстріляний. Це було під час Громадянської війни, що тривала з 1861 по 1865 рік. Потім пристрасті в Новому світлі стихли, а слово залишилося і стало синонімом нашого авралу.
Першими до свого сленгу його ввели айтішники. Дедлайн мовою програмістів – суворо відведений час виконання роботи. Говорячи простими словами, це термін здачі завдання клієнту чи начальству. Потім поняття дедлайн перейшло і в інші сфери діяльності, причому не тільки в США.
Особливості застосування
Ситуації, коли терміни «горять», трапляються в житті людини на кожному кроці. З раннього дитинства ми стикаємося з дедлайном. Вірш про Діда Мороза треба вивчити суворо до новорічного ранку, пісеньку про маму – до 8 березня. У міру нашого дорослішання дедлайн стає суворішим.
У навчанні
Вже в школі недотримання дедлайну загрожує значно серйознішими проблемами, ніж усуненням від виступу на ранку в дитячому садку.
Урок потрібно вивчити до завтрашнього дня. Виріб із пластиліну необхідно закінчити до наступного уроку образотворчого мистецтва. Прочитати «Війну та мир» – за літні канікули. Підготуватися до іспитів – пізніше терміну наступу.
Далі дедлайн вирушає з нами до середнього чи вищого навчального закладу. На написання курсової чи дипломної роботи студенту приділяється певний термін. Звичайно, дехто залишає все до останнього. Але недотримання студентського дедлайну загрожує відрахуванням із інституту. А це вже навіть не двійка на уроці математики у 5 класі.
Отримавши диплом, ми вирушаємо на роботу. І знову прихоплюємо із собою необхідність дотримання дедлайну.
В роботі
Навіть творчим людям доводиться працювати у рамках дедлайну. Вистава у театрі має бути здана до певного терміну. Що вже казати про великі корпорації. Бухгалтерський звіт не можна затримувати, інакше штраф, проблеми з аудитом, неприємні наслідки. Здача нового будівельного об'єкта теж має певну дату, перенесення якої загрожує як втратою репутації компанії, а й фінансовими втратами.
Ті самі айтішники повинні розробити нову програму до певного дня, інакше їх обженуть конкуренти, як результат – позбавлення премії, а то й зовсім звільнення.
Телевізійний журналіст зобов'язаний створити свій сюжет до виходу новинної програми, потім робота втратить свою актуальність, а репортер – роботу. Кореспондент газети пише свою статтю до дня здачі видання, через тиждень вона буде нікому не потрібна, і автор вже не зможе розраховувати на гонорар.
Спортсмен, який зірвав терміни здачі допінг-тестів, буде як мінімум дискваліфікований на тривалий термін, а може завершити кар'єру. Художник, який взявся за виконання приватного замовлення, зобов'язаний завершити його до зазначеного у договорі числа, інакше картина залишиться у його колекції.
Кондитер створює свій кулінарний шедевр точно до дня народження, весілля або іншої знаменної дати. Запізнення в буквальному значенні слова відправить його працю в кошик.
Навіть сучасні письменники рідко можуть дозволити собі затяжні «муки творчості». Суворі контракти з видавництвами не дають можливість розслабитися. Знімальна група фільму повинна впоратися точно вчасно. Інакше – додаткові витрати на оренду приміщення, гонорар акторам, зарплату технічному персоналу. Лікар не може відкласти операцію з видалення апендициту, інакше на його пацієнта чекає дедлайн у найгіршому розумінні цього англійського поняття.
В житті
Але навіть якщо ви проста домогосподарка, у вашому житті також неодмінно буде дедлайн. Обід потрібно зварити до певного терміну, інакше діти та чоловік залишаться голодними. Дитину потрібно забрати з дитячого садка у певний час, і навіть якщо ваша манікюрниця затрималася, це не дає права порушити термін.
Сплатити рахунки за комунальні послуги, податки, штрафи, погасити кредит – все це потрібно зробити вчасно. Інакше як мінімум – пені, як максимум – штраф, а то й судові провадження з описом майна.
Тещу треба привітати з ювілеєм суворо у день її народження. Порушення загрожує скандалом та образою. Навіть деякі покупки ми робимо у точно відведений час. Саме метод дедлайну використовується у рекламних кампаніях, коли нам пропонують купити товар зі знижкою у певний час. Слоган “термін дії акції обмежений” – не що інше, як використання принципу дедлайну. Куди не глянь – скрізь дедлайн.
Принцип дії
Щоб дедлайн приносив користь, а не удар по нервовій системі, потрібно дотримуватись певних вимог. Відкладати виконання завдання до крайньої точки неправильно.
М'який режим типу «я встигну це зробити завтра» обертається жорсткими наслідками. Остання дата підкрадається непомітно, і ось ми вже робимо все похапцем, вночі, без сну та відпочинку.
І якщо у випадку зі студентами це ще припустимо, сил і енергії у них значно більше, ніж у людини, що працює, тим більше обтяженої сім'єю, то з дітьми або людьми середнього віку неприпустимо. Тому для визначення фінішної риси використовуйте такі правила.
- Терміново буде точно. Ніколи не відкладайте завтра те, що можна зробити сьогодні. Навіть якщо ви розумієте, що роботу можна виконати за два тижні, а не за місяць, як цього вимагає дедлайн, не відкладайте її.
Завжди можуть виникнути незаплановані складнощі чи справи. Дитина захворіла, мама попросила відвезти її на дачу, і все це зазвичай відбувається «недоречно». Краще раніше ніж пізніше, тому приступайте до роботи, як тільки її отримали. Так у вас, як мінімум, залишиться час на побутові потреби. Як максимум – ви зможете розпочати новий проект раніше запланованого.
- Унікальний виконавець. Кожен із нас має свій темперамент, у будь-якого власний стиль роботи. Тому один може впоратися із конкретним завданням за тиждень, інший – за три дні. Один майстер манікюру робить свою роботу за 30 хвилин, інший відпускає клієнта лише за півтори години.
І справа не тільки як, а й у методах, які застосовує той чи інший фахівець. Не біжіть попереду паровоза. Чи не завищуйте планку. Якщо розумієте, що часу, відведеного вам, замало, або відразу відмовляйтеся від замовлення, або обмовляйте інші терміни.
- Бачу мету. Іноді нам важко розпочати реалізацію масштабного проекту. Ми просто не знаємо, з якого боку розпочати. Розкладіть все по поличках. Визначте головне та другорядне. Складіть план. І тоді знайти оптимальний спосіб досягнення мети буде набагато простіше, ніж якщо робити роботу «наскоком».
- І пробив годину. Деколи здається, що дотримання термінів не так вже й важливо. Не пошили сукню до Нового року – закінчіть до Дня народження. Не забралися у ці вихідні – зробите це наступними. Тим часом справ лише додається. Вони ростуть як снігова куля. Тому не думайте про секунди зверхньо. Не доводьте справи до цейтноту.
- Чи не можете змусити себе приступити до роботи? Згадайте замовника. Мало того, що ви ризикуєте зіпсувати з ним стосунки та підмочити свою репутацію, так і йому буде несолодко. Наприклад, він розраховує отримати від вас портрет (букет, ексклюзивне прикраса) для своєї дружини до її іменин. Зрив терміну загрожує проблемами не лише вам, а й його особистому життю.
- Скільки мотузочці не виться, все одно кінець буде. Визначайте конкретний термін виконання робіт. Навіть якщо замовник не наполягає та каже, що готовий почекати цілий рік. Ставте дату закінчення робіт самі. Озвучте її клієнту та партнерам. Інакше є ймовірність, що «задоволення» справді розтягнеться на рік.
- Розділяй і володарюй. Тримайте графік виконання робіт у письмовому (надрукованому) вигляді завжди під рукою, особливо якщо працюєте над кількома проектами одночасно. Не бійтеся делегувати частину робіт колегам (підлеглим).
- Час. Часові пояси часто душать бізнес. При отриманні замовлення з Владивостока в Калінінграді не забудьте врахувати різницю в часі або обговоріть, на який час орієнтуватися із замовником.
- Розумій, але перевіряй. Якщо навіть здається, що ви зважили на всі побажання замовника, не соромтеся уточнювати всі деталі. В іншому випадку може не вистачити часу на доопрацювання.
- Клієнт завжди правий. Щоб не довелося вносити корективи в роботу через місяць після здачі, встановіть дедлайн і для свого замовника. Обмовте термін ухвалення претензій після здачі роботи. В іншому випадку, коли через місяць до товариша «дійде», що на халаті мали бути перламутрові гудзики, вам доведеться відволікатися на переробку від іншого проекту, суворі рамки виконання якого теж не можна порушувати.
- Від загального до часткового. Якщо взялися за масштабний проект, розділіть його на кілька частин і для кожної визначте дедлайн. Це допоможе чітко розуміти, що потрібно зробити того чи іншого конкретний день.
- Не бійтеся дрібнитися. Випишіть кожну дрібну деталь свого проекту та в міру його виконання викреслюйте зі списку ті завдання, які вже виконані. По-перше, так перед вами завжди буде чіткий план, а по-друге, з кожним днем мета буде дедалі більш відчутною.
- Справі час. Слідкуйте за календарем та годинником. Іноді час біжить непомітно, повернути його неможливо. Принаймні поки машина часу працює тільки у фільмах і книгах.
- Щасливі години. Визначте час, який найбільш зручний для виконання роботи. Якщо ви працюєте вдома, то, можливо, це буде проміжок між тим моментом, коли діти пішли до школи, і тим, коли настав час приготувати вечерю. Використовуйте вибраний час чітко за призначенням – у нашому випадку для роботи з дедлайном.
- Можете скористатися відомим у тайм-менеджменті прийомом – методом помідора. Певний час ви будете сконцентровані на вирішенні лише одного завдання. Суть методу проста. Берете кухонний таймер, заводьте його на 25 хвилин, і доки не пролунає сигнал про закінчення часу, ви робите тільки якусь конкретну роботу. Вчіть англійську, наприклад. Головна умова – весь цей час нічого не повинно відволікати. Ні телефонні дзвінки, ні звук чайника, що закипіло, ні машинка, що закінчила прати.
- Не обійняти неосяжне. Навіть якщо під час виконання роботи вам надійшла дуже вигідна пропозиція, перш ніж погодитись на неї, зважте всі «за» та «проти». Якщо ви спробуєте спіймати двох зайців відразу, можливість упустити обох велика. Тому якщо є хоч найменший ризик не впоратися з першим завданням, не беріться за друге.
Якщо усвідомити і дотримуватися цих нескладних правил, можна не тільки досягти великих успіхів на професійній ниві, але й полегшити життя в принципі.
Навіщо він потрібний?
Може здатися, що дедлайн найактуальніший для бізнесменів. Однак, це далеко не так. Насамперед дедлайн дисциплінує. По-друге, він допомагає налагодити самоконтроль . Ви вже не нескінченно шукатимете причини для того, щоб відкласти виконання завдання.
У вас з'явиться більше часу. Те, що раніше витрачалося на будь-яку нісенітницю, піде у справу. Замість 5 чашок кави за день ви випиватимете одну. А це корисно і для здоров'я.
Дедлайн допомагає концентруватися на поставленій задачі і не розпорошуватися по дрібницях.
Замість одного якісно виконаного проекту ви зможете в ті ж терміни здавати 2, а то й 3. А це не тільки підвищення самооцінки, а й збільшення платні.
Ціль
Є люди, які спізнюються патологічно. Вони не встигають ніде і ніколи – до школи, на роботу, літак або поїзд, на дні народження і навіть Новий рік, і при цьому не відчувають жодних мук совісті. Але такий, скоріше, виняток, ніж правило. Здебільшого порушення терміну веде до проблем як внутрішнього, і соціального характеру.
- Невстигаючий ніколи не зможе відчути себе процвітаючим. Він втрачає віру у власні сили, засмучується й у результаті доводить себе до хронічного та затяжного стресу.
- Невиконана вчасно робота неминуче веде до неприємної розмови із замовником, бізнес-партнером або керівником. У результаті – той самий стрес.
- Час, який було витрачено на роботу, не здану вчасно, вже не повернути. Внаслідок зриву термінів усі праці найчастіше виявляються марними. Вас обійшов конкурент або замовлення, зроблене вами після обумовлених термінів, вже неактуальне. Ну, кому потрібна ваша ексклюзивно прикрашена новорічна ялинка 10 січня? Ви втратили сили, а отримали в кращому разі нічого, у гіршому – знову ж таки стрес.
- Окрім втрати часу та сил, неорганізованість веде до втрати вигоди. Якщо ваш начальник – “душка”, він просто не видасть вам премію, а якщо ні, що швидше за все, то скоротить або зовсім позбавить платні.
- При систематичному порушенні дедлайну людина ризикує взагалі втратити роботу. Спочатку йому перестануть довіряти хоч значні проекти, потім почнуть зовсім ігнорувати. Чутки про його недієздатність поширяться далеко за межами компанії. І після звільнення, що в даному випадку практично неминуче, якщо тільки господар фірми – не ваш дідусь, який вам любить, вам буде складно знайти нову роботу. І в результаті що? Правильно – стрес чи навіть депресія.
Як ставити критичні терміни і дотримуватися їх?
Будь-яка людина здатна дотримуватися правил дедлайну. Будь-яке порушення – наслідок неправильного режиму праці та відпочинку. Щоб жоден день не пройшов даремно, не потрібно мати надприродні здібності. Необхідно просто навести лад у себе в голові і на робочому місці. Тож почнемо.
-
Складаємо план роботи на день. Бажано робити це напередодні увечері. Якщо ви «жайворонок» і встаєте ні світло ні зоря повні сил та енергії, призначайте всі важливі та складні справи на першу половину дня. Після обіду займіться менш обтяжливими завданнями, що вимагають уваги. Якщо ви «сова», і головний мозок «прокидається» ближче до полудня, вранці виконайте легку частину роботи, після обіду беріться за найзатратніші в розумовому плані завдання.
Але і в тому, і в іншому випадку більшу частину навантаження призначайте на першу половину тижня, поки у вас сильніша концентрація уваги і вищий рівень працездатності. За умови правильного планування ви завжди зможете влаштувати собі в п'ятницю «короткий день».
- Залишайте собі час про всяк випадок. Якщо потрібно виконати роботу за тиждень – скоротите власний дедлайн до 5-6 днів. Так у вас залишиться час на виправлення недоліків, вдосконалення створеного проекту. Якщо ж ні те, ні інше не буде потрібно, ви отримаєте у своє розпорядження вільний час.
- Обіцяйте зробити роботу вчасно не тільки собі та замовнику (керівнику), а й колегам, і навіть домочадцям. Вимовлені вголос дати сильніше стимулюють вас більш динамічне виконання роботи.
- Поставте на телефон “нагадник”. Звук повідомлень про термін закінчення робіт також стимулюватиме її якнайшвидше завершення.
- Але наведіть порядок на робочому столі, приберіть з нього все непотрібне і відволікає від роботи. Створіть собі зручні умови.
Навчіться говорити “ні” на десяту пропозицію за день попити чайку, сходити на футбол або на вечірку з друзями. Але в той же час і не перестарайтеся.
Не звалюйте на себе непосильну ношу. Беріть у роботу лише те, що готові виконати без втрати здоров'я. І, звісно, не відмовляйте собі у відпочинку. Загнати себе можна дуже швидко, відновлюватися доведеться набагато довше. Найчастіше будьте на свіжому повітрі. Займайтеся спортом. Все це додасть прискорення та стимулювання вашої мозкової діяльності. Вночі спіть щонайменше 8 годин. Під час трудового дня теж влаштовуйте невеликі перерви.
Як бачите, все не так складно, як і все геніальне. І пам'ятайте – слово «дедлайн» носило сумний відтінок понад півтора століття тому. Зараз це рятувальне коло для будь-якої сучасної людини, яка хоче досягти у цьому житті успіхів як на роботі, так і вдома.
