Перед кожним ФОП в перші ж дні реєстрації бізнесу постає важливе питання щодо організації ведення бухгалтерського обліку. Фіксація всіх доходів і витрат, супровід операцій первинними документами, звітність до податкової, розрахунок і сплата зборів – виконання цих та інших завдань потребує чимало часу, сил і знань.
Інколи підприємці вирішують самостійно вести весь облік – такий варіант хоч і ризикований, проте в деяких випадках може бути виправданим. Водночас більше гарантій і спокою дає залучення спеціаліста – ведення бухгалтерії ФОП фахівцем в штаті чи передання на аутсорсинг. Перш ніж робити вибір, потрібно детальніше розглянути кожен з варіантів.
Ведення обліку власними силами
Основним плюсом тут є можливість зекономити кошти. Підприємець самостійно виконує всі завдання, слідкує за термінами та правильністю формування документів, звітування тощо. Проте й ризики тут досить високі, адже через незнання чинних норм законодавства, несвоєчасне вивчення змін, а часом і недбалість ФОП часто роблять помилки:
- Вибирають невигідну систему, групу нарахування податків.
- Порушують умови, передбачені для їхньої групи.
- Забувають про первинні документи, некоректно їх складають.
- Несвоєчасно подають звіти, невірно заповнюють графи й поля.
- Порушують терміни сплати податків, перераховують не на ті реквізити.
- Не відповідають на запити ДПС та порушують інші правила.
Результат таких дій – завжди штрафи, борги, пеня. І часто нараховані за порушення суми виходять значно вищими, ніж оплата послуг кваліфікованого бухгалтера.
Ведення бухгалтерії фахівцем в штаті
Штатний бухгалтер для ФОП може стати гарним рішенням, проте тут також є певні нюанси, які варто враховувати. Перший – це витрати не лише на оплату роботи працівника, але й на облаштування для нього робочого місця, щомісячну сплату комунальних послуг, купівлю доступів до сервісів, ПЗ та ін.
Другий нюанс – необхідність контролювати співробітника, вирішувати поточні питання. Якщо бухгалтер «збереться» в декрет чи візьме законну відпустку, лікарняний – треба шукати йому заміну. В разі неякісного виконання роботи є певні інструменти впливу, проте КЗпП завжди на стороні працівника і підприємцю варто приділяти увагу контролю, мотивації.
Передача бухобліку на аутсорс
Найбільше переваг і найменше проблем пропонує аутсорсинг бухгалтерії. Це модель співпраці, коли підприємець передає певний комплекс завдань на виконання зовнішньому підряднику, який повністю закриває всі питання. Співпраця оформлена договором, де закріплені всі умови, обов’язки та права сторін, а також гарантії, відповідальність виконавця за надання послуг.
З важливих плюсів також варто виділити наступні:
- Висока якість – адже бухгалтер на аутсорсі веде одночасно багато ФОП і знає все про бухгалтерський облік.
- Можливість чітко визначити список завдань – і платити тільки за них, заощаджуючи до 30-40% в порівнянні з зарплатою найманого працівника.
- Гнучкість – масштабованість обслуговування, відповідність потребам бізнесу.
- Звільнення ФОП від будь-яких турбот – з пошуком заміни, контролем, мотивацією співробітника.
Компанія-аутсорсер надає повний бухгалтерський супровід бізнесу та несе відповідальність за якісне виконання зафіксованих в договорі обов’язків. Все інше клієнта не стосується – він бачить лише позитивний результат у вигляді захисту бізнесу від штрафів і проблем.
