Люди, які займаються саморозвитком, часто стикаються із питанням, як керувати часом. Розібратися із цим допоможе ефективний тайм-менеджмент. Думаю, багато хто вже чув, що таке тайм-менеджмент, а зараз я напишу вам визначення: це техніка, яка навчає керувати часом і ґрунтується на правилах та переконаннях, що допомагають людині найуспішніше використовувати власний час у будь-яких справах.
Завдання тайм-менеджменту полягають у підвищенні ефективності та продуктивності використання свого часу в робочому процесі або на дозвіллі. Почніть планувати своє життя — так зможете контролювати його ритм і почнете уникати стресових ситуацій. Спочатку тайм-менеджмент використовувався виключно у сфері бізнесу, але наразі ці знання використовуються в повсякденному житті на різних його рівнях.
Основи тайм-менеджменту
- Аналіз витраченого часу під час виконання конкретних завдань.
- Створення та формування цілей.
- Створення плану дій для досягнення поставленої мети та розстановки пріоритетів.
- Виконання плану.
- Визначення та виконання найбільш пріоритетних завдань.
- Фіксування власного часу за допомогою хронометражу.
Ефективне використання часу
Навчитися менеджменту дуже важливо. Він допоможе максимально використовувати особистий час і досягати бажаних цілей. Підвищується ймовірність успіху в різних сферах діяльності. Після самоорганізації з’являється набагато більше вільного часу, який можна використовувати для зустрічей із друзями чи витратити на себе.
Завдяки організації робочих процесів покращиться працездатність. Є можливість позбутися хронічної втоми і не зазнавати стресу. Тому, якщо є знайомий фахівець із тайм-менеджменту, скористайтеся його порадами на перших етапах — це також прискорить власне навчання цієї навички. Згодом зможете самостійно контролювати власне життя.
Хто такий тайм-менеджер
Говорячи простими словами, він враховує психологічні особливості людей та їхні робочі умови, пропонуючи більш ефективне використання часу. Допомагає розкрити в людині закладені в ній здібності, підвищуючи її особисту ефективність.
Під час діалогу тайм-менеджера з людиною відбувається свого роду психологічна консультація, під час якої вислуховують людину та надають їй поради щодо розподілу часу на відпочинок і роботу з розстановкою пріоритетів. Такий спосіб розмови допоможе розпланувати день так, щоб уникнути стресу і все встигати.
Найчастіше тайм-менеджери консультують не лише окремих осіб, а й цілі компанії для налагодження процесів праці. Це ґрунтується на навчанні керівництва правильному розподілу власного часу та грамотному розподілу завдань між працівниками. Менеджер бере на себе обов’язок вивчення діяльності фірми та визначення необхідної кількості часу на виконання конкретних завдань. Після завершення власних завдань та проведення аналізу зібраних даних він коригує робочий процес компанії.
Види тайм-менеджменту
Система тайм-менеджменту ґрунтується на великій кількості різних підходів до вирішення проблем з керуванням часом. Фахівці визначають 3 основні типи:
Персональний
Ґрунтується на особистісному саморозвитку людини. Підвищується навичка плідної організації свого дня.
Професійний
Взаємодіє у робочій сфері діяльності, збільшуючи ефективність робочого процесу. Допомагає організувати робочий час або продуктивно розподілити обов’язки між працівниками.
Соціальний
Відповідає за регулювання міжособистісних взаємин чи управління часом групи осіб, наприклад корпорації.
Робочий процес у бізнесі
Тайм-менеджмент — що це таке на рівні бізнес-процесів? Через неправильну організацію робочого процесу або неграмотне керівництво співробітники можуть відчувати брак часу для виконання своїх обов’язків. Інструменти тайм-менеджменту та його ефективність ґрунтуються на навчанні співробітників: вибудовуванні пріоритетів, контролі часу при виконанні завдань та плануванні.
Наявність управління часом в особистому житті
Методики тайм-менеджменту в повсякденному житті використовуються так:
- За жодних умов не брати виконання робочих завдань додому.
- Зайнятися організацією часу в побуті, щоб він займав мінімальну кількість.
- Планування вільного часу заздалегідь. Дуже важливо планувати відпочинок: прогулянка парком, відвідування концертів, зустрічі з близькими. Також у планах необхідно приділяти час спорту.
- Необхідно відпочивати не лише у вихідні дні, а й знаходити час для відпочинку протягом робочого тижня. Як мінімум: відвідати кінотеатр, побалувати себе походом у кафе тощо.
- Під час відпочинку відключайте всю електроніку та максимально обмежте спілкування телефоном. Дайте собі час розслабитись.
Правила тайм-менеджменту
Постановка мети
Точне визначення мети та другорядних завдань заощадить величезну кількість часу. Коли час витрачається на щось конкретне, така дія має велике значення для людини. Але чи настільки це важливо зараз? Дайте відповідь на поставлене запитання, ретельно подумавши. Завдяки відповіді наблизитесь до поставленої мети. Що таке мета? Це прагнення людини, спрямоване на отримання підсумкового результату. Дуже важливо визначити основні цінності. Займіться пошуком мотивації та аналізом можливих проблем при досягненні цілей. Розплануйте методи реалізації і починайте діяти.
Існує певний алгоритм, що підходить до всіх методів:
- Поставлена мета має бути конкретною, зі зрозумілим планом дій.
- Необхідно обґрунтувати бажання досягти поставленої мети. Навіщо вона поставлена і що станеться після її досягнення.
- Реалістичність поставленої мети та зрозумілий спосіб її досягнення.
- Визначення меж часу, за який необхідно досягти мети, інакше відбудеться прокрастинація.
Пріоритезація
Потрібен тайм-менеджмент для вміння розставити пріоритети. Це завдання є дуже важливим. Необхідно визначити пріоритетність цілей: які виконуються насамперед, а які можна відкласти.
Планування
Після визначення мети переходимо до планування. Воно складається з наступних стадій:
- Створення плану дій.
- Складання проекту з можливими ситуаціями та виходом із них.
- Вибір необхідних ресурсів.
- Вибір людей, які можуть допомогти в досягненні поставлених цілей.
- Фіксування досягнень у плані або записах.
Під час планування активізується мислення і розкриваються творчі здібності. Під час створення плану відбувається конкретизація мети та розуміння того, чого саме насправді хоче людина. За відсутності плану людина переймається питанням досягнення мети. Планування сприяє розвитку гнучкості та готовності до різних ситуацій, підвищенню ймовірності успіху. План додасть упевненості у своїх силах та своїх можливостях. Запитайте в будь-якої успішної людини, і вона скаже, що займалася і займається плануванням.
Однією з найуспішніших технік тайм-менеджменту вважається матриця Ейзенхауера, нею користується велика кількість людей у всьому світі.
Вона спрямована на покращення особистого життя та побуту. Візуально техніка є таблицею, розділеною на 4 квадрати, куди вписуються завдання за такими напрямами:
- Важливість
- Терміновість
Після цього зображаємо 4 зони:
- Важливі та термінові.
- Важливі та не термінові.
- Не важливі, але термінові.
- Не важливі та не термінові.
На завершення прописуємо до зон наявні завдання. Після записування всіх завдань стане набагато простіше визначитися, за що братися в першу чергу, а про що можна взагалі забути.
А у вас є власна таблиця, яка відповідає за планування часу? Поділіться своїми таблицями та роздумами в коментарях.
